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                2020.12.22 

                內蒙古西部天然氣股份有限公司 公文管理辦法

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                      內蒙古西部天然氣股份有限公司

                公文管理辦法

                 

                第一章  

                第一條  為了使公司公文處理工作規范化、制度化,結合公司的實際情況,特制定本規定。

                第二條  公司公文是傳達貫徹方針政策、請示和答復問題、指導和商洽工作,報告情況、交流經驗的重要工具,必須認真做好公文處理工作。

                第三條  公司各部門應發揚實事求是、認真負責的工作作風,克服形式主義和文牘主義,提高公文處理的效率和質量。

                第四條  公文處理必須做到及時、準確、安全。公文統一由行政事務部文秘人員收發、分辦、用印、立卷、歸檔。

                第五條  各部門的公文處理工作,必須實行嚴格的保密制度,確保公司機密。

                第二章  公文種類

                第六條 公文種類主要有:請示、報告、指示、布告、公告、通告、批復、通知、通報、決定、決議、函和會議紀要。

                第三章  公文格式

                第七條 公文格式一般包括:發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送(抄報)機關、印發機關和印發日期等。

                (一)公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容,并標明發文單位和公文種類。除批轉文件外,公文標題一般不加書名號和其他標點符號。

                (二)向上級請示的公文,一般只寫一個主送單位;如果需要上報另一個上級單位時,可以用抄報的形式。

                (三)發文時間,以領導簽發日期為準;聯合行文,以最后單位簽發的日期為準。

                (四)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯名發文,只標明主辦單位的公文編號。

                (五)公文如有附件,應當在正文之后、單位名稱之前,注明附件的名稱和件數。

                (六) 文字要準確、精煉,條理要清楚,層次要分明,結構要緊密,用語要規范。人、地、物名、引文及時間要具體、準確。收、發文單位應寫單位全稱或規范化簡稱。聯合發文,應將主辦單位排列在前。

                (七)文字一律從左至右橫寫橫排。

                第八條  公文紙一般用A4紙,在左側裝訂?!巴ǜ妗钡扔眉埓笮?,根據實際需要確定。

                第九條  內部行文,可按問題的種類和性質,部門之間不用發文形式解決一般性問題。

                第十條  公司各部門不得越級行文。

                第十一條  向上級請示的公文,應一文一事,主送一個單位,不要同時抄送下級單位,不要直接送領導者個人(除領導直接交辦外);向下級單位的重要行文,可以抄報直接上級單位。

                第十二條  發文應根據需要確定主、抄送單位,不得濫發。

                第十三條  公司發文,必須由行政事務部統一編號;公司發文,上行文用西部天然氣字〔××年〕××號,函用西部天然氣函〔××年〕××號,下行文用西部天然氣發〔××年〕××號。

                 

                第四章  公文處理程序

                第十四條  收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。

                (一)上級發來的文件及注有密級的簡報、電報、資料、傳真和平級發來的文件,均由行政事務部文秘人員統一簽收、開拆、OA辦公系統進行文件處理。其中內容重要的急件,及時通知領導閱批。

                (二)承辦人應根據文件規定的傳閱范圍或領導指示,安排OA辦公系統辦理。

                (三)凡需辦理的公文,需經行政事務部負責人審核后上傳OA辦公系統,公司領導批示后方可辦理。各部門收到急件時,應及時送達行政事務部辦理收文。

                (四)加強公文檢查催辦工作。辦文人員對有領導批示的公文及本公司發出的文件,要認真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各部門對上級發來的文件,需要匯報貫徹執行情況的,要及時檢查反饋。

                (五)領導參加重要會議帶回的重要文件,在匯報和傳達后,應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。

                第十五條  發文處理。一般包括擬稿、核稿、審稿、會簽、簽發、用印、發文、歸檔等程序。

                (一) 公文草擬

                1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規定。

                2.情況要確實,觀點要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標點符號要正確,篇幅力求簡短。

                3.引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間。

                4.數字的寫法。正式文件中,除文件編號、統計表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外,其他用漢字書寫。

                5.章節序數的寫法。一般應按下列順序排列:第一層為:“一”,二層為“(一)”,第三層為“1”, 第四為“(1)”。

                6.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。

                (二)公文審核:公司文稿在送審領導簽發前,應由行政事務部核稿。

                審核的重點:

                1.是否需要行文。

                2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令;與本單位發過的公文是否銜接。

                3.提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。

                4.處理程序是否完備,行文關系、公文格式是否符合規定。

                5.文字敘述是否符合文法和邏輯,標點符號是否正確。審核時如發現不妥之處,必須進行修改,屬于重要的原則性的問題,應退回原承辦部門修改,改動過大的,要重新抄正。

                (三)公文簽發:根據新《黨政機關公文處理工作條例》的規定,公司涉及“三重一大”事項、對上級政府部門、股東單位報送的文件由董事長簽發,總經理和相關分管領導會簽。運營管理及事務性文件由總經理簽發,公司公文簽發涉及業務部門的必須由業務部門起草,分管部門領導會簽。

                (四)公司內部行文使用OA辦公系統。

                (五)簽發后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新審核。

                (六)公文校對以原稿為準,非承辦人不得擅自改動原文。

                (七)公文簽發后,由文秘人員負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發。打印文件要美觀大方,符合公文格式。裝訂要整齊牢固,不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方,上沿不壓正文,下沿略壓年、月、日。

                (八)公文應及時送達、郵寄或傳真至收文單位,并作好簽收登記。

                第十六條  公文處理詳細規定參見《國家行政機關公文格式GB/T9704—2012》。

                第五章  文件的管理

                第十七條  公司建立嚴格的公文管理制度,各部門要加強對相關人員的保密紀律教育,做好文件的管理工作。嚴禁將秘密文件帶往公共場所或家中。

                第十八條  各部門工作中形成的文書,包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音等有保存價值的資料,都必須由承辦人收集齊全,分類整理,移交行政事務部歸檔,各部門、各經辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。

                第十九條  沒有存檔價值和存查必要的公文,由檔案室鑒別、登記后銷毀。

                第二十條  本辦法自印發之日起施行,原西部天然氣發(〔200433號)文件同時廢止,本辦法由行政管理部負責解釋。

                 

                 

                 

                                                                                  內蒙古西部天然氣股份有限公司

                                     2020年12月14

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 



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